Wsparcie dla BHP i HR w kontroli badań okresowych – jak SECORUN KD automatyzuje nadzór nad terminami i uprawnieniami

W wielu firmach przemysłowych kontrola badań okresowych wciąż opiera się na ręcznym nadzorze i kalendarzach. To nie tylko czasochłonne, ale też ryzykowne. SECORUN KD to odpowiedź na potrzeby działów BHP i HR – system, który automatyzuje przypomnienia, blokuje dostęp osobom z nieaktualnymi badaniami i eliminuje ryzyko błędu ludzkiego.

Nowoczesne podejście do bezpieczeństwa i zarządzania personelem

Na rynku przemysłowym obserwujemy wyraźną tendencję: firmy coraz częściej oczekują narzędzi, które nie tylko kontrolują fizyczny dostęp do obiektów, ale też pozwalają na kompleksowe zarządzanie uprawnieniami pracowników. Tradycyjne podejście, oparte na rejestrze wejść czy ewidencji czasu pracy, okazuje się dziś niewystarczające wobec złożoności procesów operacyjnych i wymagań regulacyjnych.

Coraz więcej organizacji zgłasza potrzebę systemowego zarządzania pełnym zakresem uprawnień oraz ich gradacją: od badań okresowych, przez certyfikaty i szkolenia, po wewnętrzne procedury i kwalifikacje przypisane do konkretnych zadań lub dokumentów formalnych (umowy, zamówienia, etc.). Szczególnie istotne staje się to w zespołach projektowych, gdzie jeden pracownik może realizować równolegle kilka zadań, z których każde wymaga innego zestawu uprawnień. W takich przypadkach niezbędne jest rozwiązanie, które nie tylko zapewnia dostęp do aktualnych danych, ale także automatycznie monitoruje terminy i przypomina odpowiednim osobom o konieczności reakcji. W przeciwnym razie na barkach przełożonych spoczywa obowiązek ciągłego śledzenia kalendarzy, przygotowywania dokumentów i ręcznego nadzoru nad ważnością badań oraz szkoleń — co wiąże się z dużym obciążeniem organizacyjnym.

SECORUN KD  porządkuje tę złożoność, zwiększając transparentność procesów kadrowych i administracyjnych.

Przykład z cyklu „z życia wzięte”: Pracownik firmy zewnętrznej zaangażowany do wielu projektów na terenie przedsiębiorstwa

W praktyce przemysłowej złożoność operacyjna nie sprowadza się wyłącznie do maszyn i procesów — równie istotnym komponentem są ludzie i ich uprawnienia. Weźmy przykład technika serwisowego, który w ramach jednej współpracy realizuje kilka projektów na terenie zakładu. Każde zadanie wymaga innego zestawu kwalifikacji: od badań lekarskich, przez certyfikaty, po przeszkolenie z konkretnej procedury operacyjnej.

SECORUN KD odpowiada na tę złożoność, umożliwiając precyzyjne zarządzanie dostępem do różnych stref do jakich powinien w ramach świadczonych umów mieć dostęp pracownik. System pozwala przypisać do jednego pracownika wiele dokumentów i uprawnień, automatycznie monitoruje terminy ich ważności, wysyła alerty do osób odpowiedzialnych i blokuje dostęp, gdy wymagania nie są spełnione. Zabezpiecza to pracodawcę lub stronę kupującą dane usługi przed karami finansowymi i odszkodowaniami wypadkowymi wynikającymi np. z braku szkoleń BHP lub niewłaściwego użytkowania maszyn i narzędzi. Dodatkowo dzięki temu porządek w dokumentacji przestaje być wyzwaniem, a staje się przewidywalnym i systemowym procesem.

Co ważne, rozwiązanie obejmuje nie tylko pracowników etatowych, ale także przedstawicieli firm zewnętrznych: zespoły serwisowe, firmy sprzątające, dostawców, operatorów technicznych czy rezydentów. Ujednolicenie nadzoru nad różnorodną grupą wykonawców znacząco redukuje ryzyko przypadkowości i umożliwia pełną wiedzę i kontrolę  kto, kiedy i z jakimi uprawnieniami pojawia się na terenie zakładu. Istotnym elementem tych zależności i interakcji systemowych jest nałożenie na siebie kilku warstw uprawnień w systemie. Na uprawnienia wynikające z grup dostępu nakłada się uprawnienia wynikające z dopuszczenia do realizacji wyspecyfikowanych zadań, następnie ustalone zostają priorytety jednych nad drugimi. Wejście do danej strefy zabezpieczone jest spełnieniem kilku warunków jednocześnie (dostęp do grupy dostępu, ważność badań, szkoleń i certyfikatów).

Bezpieczeństwo w przemyśle nie może „leżeć w rękach” przypadku

Środowisko przemysłowe to przestrzeń, w której nawet drobne uchybienia mogą prowadzić do konsekwencji o wysokiej skali ryzyka. Linie produkcyjne, strefy EX, praca z wysoko toksycznymi substancjami chemicznymi czy obsługa ciężkiego sprzętu wymagają precyzyjnie zarządzanych kompetencji i stale aktualizowanych uprawnień. Tu nie ma miejsca na przypadek — każdy pracownik musi posiadać potwierdzone kwalifikacje do realizacji konkretnego zadania.

Mimo to, w wielu organizacjach nadal obowiązuje manualny model kontroli terminów ważności badań, szkoleń i certyfikatów. Odpowiedzialność spoczywa na działach HR i BHP, które często posiłkują się arkuszami kalkulacyjnymi, kalendarzami lub ręcznymi zestawieniami. W strukturach zatrudniających kilkaset czy kilka tysięcy osób takie podejście nie tylko pochłania czas, ale przede wszystkim generuje ryzyko błędu ludzkiego — ryzyko, na które nowoczesne przedsiębiorstwa po prostu nie mogą sobie pozwolić.

Skierowania w kilka kliknięć: koniec z „papierologią”

Wielu specjalistów HR i BHP doskonale zna ten scenariusz: adnotacja na kartce lub e-mail z przypomnieniem o konieczności wystawienia skierowania na badania. To punkt zapalny procesu, który przez lata opierał się automatyzacji. SECORUN KD redefiniuje ten etap, eliminując ręczne procedury i ryzyko błędu.

System nie tylko automatycznie generuje skierowania na podstawie precyzyjnie zdefiniowanych warunków szkodliwych przypisanych do konkretnych stanowisk, ale również pozwala zdefiniować, kiedy i komu mają zostać wysłane powiadomienia o kończących się terminach badań. Dzięki temu osoby odpowiedzialne mogą zająć się działaniami strategicznymi, zamiast ręcznego pilnowania harmonogramu badań i szkoleń.

Uwzględnia wymagany zakres badań, pozwala na edycję danych i weryfikację kompletności dokumentu jeszcze przed jego wydrukiem. Co kluczowe, funkcjonalność obejmuje nie tylko osoby zatrudnione, ale również kandydatów do zatrudnienia – umożliwiając firmie dopilnowanie obowiązków już na etapie poprzedzającym nawiązanie stosunku pracy.

Brak aktualnych badań? Nie wejdziesz.

SECORUN KD wprowadza nowy standard w egzekwowaniu procedur bezpieczeństwa. System automatycznie weryfikuje ważność kluczowych uprawnień — badań lekarskich, certyfikatów, zezwoleń — i w przypadku ich wygaśnięcia natychmiast może zablokować kartę dostępu pracownika. To nie jest pasywna kontrola, lecz aktywny mechanizm zabezpieczający ciągłość operacji i eliminujący ryzyko wejścia osoby nieuprawnionej na teren zakładu.

Rozwiązanie to działa w czasie rzeczywistym i jest w pełni zintegrowane z polityką bezpieczeństwa firmy. Zamiast polegać na ludzkiej pamięci i ręcznych przypomnieniach, organizacja zyskuje inteligentne narzędzie, które samo pilnuje kluczowych punktów kontrolnych. Dzięki temu niemożliwe staje się przeoczenie przeterminowanych uprawnień, a dostęp uzyskują wyłącznie osoby z kompletem i ważnymi dokumentami.

Alerty i raporty: pełna kontrola nad terminami i ryzykiem

Skuteczne zarządzanie personelem i bezpieczeństwem w środowisku przemysłowym wymaga więcej niż intuicji — wymaga danych, które umożliwiają proaktywne działanie. SECORUN KD dostarcza właśnie takich narzędzi. Automatyczne alerty o zbliżających się terminach badań czy wygaśnięciu uprawnień pozwalają przełożonym planować działania z wyprzedzeniem i eliminować ryzyko przestojów spowodowanych niedopełnieniem obowiązków formalnych.

System reaguje również na sytuacje krytyczne, takie jak próba wejścia na teren zakładu przez osobę, której badania utraciły ważność. Dzięki temu możliwe jest nie tylko planowanie, ale i natychmiastowa reakcja na niepożądane zdarzenia.

Jednocześnie system wprowadza do użytkowania słownik warunków szkodliwych oraz oferuje zaawansowane zarządzanie nim. Użytkownicy mogą przypisywać konkretne czynniki ryzyka do stanowisk pracy, definiować ich charakterystykę i czas ekspozycji, a następnie generować precyzyjne raporty. Tego rodzaju dane to fundament nie tylko codziennego zarządzania BHP, lecz także nieocenione źródło wiedzy podczas audytów, inspekcji oraz strategicznych analiz ryzyka zawodowego. SECORUN KD zmienia zarządzanie bezpieczeństwem w proces oparty na faktach (rejestracja zdarzeń, historia zdarzeń – data, godzina, uczestnik, status, atrybuty), a nie przypuszczeniach.

Efekty wdrożenia SECORUN KD w zakładach produkcyjnych

Organizacje, które wdrożyły zaawansowane funkcjonalności SECORUN KD związane z tematyką niniejszego artykułu, odnotowały mierzalne usprawnienia w kluczowych obszarach zarządzania operacyjnego (kontrola uprawnień pracowniczych, dokumentacja BHP, planowanie badań okresowych, zarządzanie ryzykiem zawodowym). Automatyzacja procesów, takich jak generowanie dokumentów i przypisywanie uprawnień, znacząco ograniczyła nakłady pracy administracyjnej i zredukowała czasochłonność rutynowych zadań. Blokowanie kart dostępu w przypadku braku aktualnych badań nie jest tylko funkcją ochronną — to praktyczny mechanizm egzekwowania polityki bezpieczeństwa, który w czasie rzeczywistym przekłada się na ochronę ludzi, procesów i reputacji firmy.

Dzięki inteligentnym alertom i zautomatyzowanym raportom, kadra zarządzająca zyskała precyzyjne narzędzie do monitorowania uprawnień i planowania działań prewencyjnych. Zamiast gaszenia pożarów, których czasami po prostu nie da się ugasić jednym ruchem. Możliwe stało się strategiczne reagowanie na zmienność w czasie rzeczywistym. Cyfryzacja i standaryzacja dokumentacji wyeliminowały obszar najczęstszych błędów ludzkich, podnosząc jakość i wiarygodność gromadzonych danych oraz ich dostępność w każdym punkcie decyzyjnym organizacji.

Podsumowanie: Technologia, która pilnuje bezpieczeństwa ludzi i porządku

W dojrzałych organizacjach przemysłowych nie ma przestrzeni na improwizację. Zarządzanie bezpieczeństwem i dostępem wymaga precyzyjnych narzędzi, które wspierają podejmowanie trafnych decyzji operacyjnych i strategicznych. SECORUN KD integruje w jednej platformie kontrolę dostępu, rejestrację czasu pracy oraz zaawansowane zarządzanie uprawnieniami, zapewniając pełną przejrzystość i automatyzację procesów krytycznych dla funkcjonowania zakładu.

Dla organizacji, które:

• współpracują z firmami zewnętrznymi i zarządzają dużą liczbą kontraktów,

• równolegle prowadzą wiele projektów z udziałem różnych zespołów,

• mierzą się z wysoką rotacją kadry i zmiennością zadań,

• chcą w sposób systemowy podnieść jakość nadzoru BHP i HR,

SECORUN KD staje się nie tylko rozwiązaniem, ale standardem działania. To narzędzie dla firm, które traktują bezpieczeństwo i efektywność nie jako koszt, lecz jako przewagę konkurencyjną.

‍

Korzyści z wdrożenia opisywanych funkcjonalności:

1. Zwiększenie bezpieczeństwa ludzi i firmy dzięki systemowej kontroli uprawnień

Automatyczne blokowanie dostępu osobom bez aktualnych badań lub szkoleń minimalizuje ryzyko wypadków, błędów i konsekwencji prawnych związanych z niedopełnieniem obowiązków formalnych, co bezpośrednio przekłada się na minimalizowanie ryzyka wypłat kar i odszkodowań.

2. Oszczędność czasu i pieniędzy

Redukcja nakładów pracy administracyjnej, skrócenie czasu potrzebnego na generowanie dokumentów oraz eliminacja błędów wynikających z ręcznego nadzoru – to realne oszczędności, które szybko przekładają się na lepsze wykorzystanie zasobów firmy.

3. Automatyzacja procesu obiegu informacji, która zdejmuje z pracowników obowiązek ciągłego nadzorowania danych i reagowania na zmiany

Dzięki systemowi, który sam monitoruje ważność uprawnień, wysyła przypomnienia i generuje wymagane dokumenty, zespoły HR i BHP mogą skoncentrować się na zadaniach strategicznych, a nie bieżącej kontroli.

4. Możliwość adaptacji rozwiązania do rzeczywistego procesu biznesowego – a nie odwrotnie

SECORUN KD nie wymusza sztywnych schematów – system można dostosować do konkretnego modelu działania firmy, struktury organizacyjnej oraz wymagań operacyjnych.

5. Skalowalność — łatwe rozszerzanie systemu o kolejne procesy, badania i szkolenia

Wraz z rozwojem organizacji, system rośnie razem z nią – bez konieczności przebudowy podstawowych mechanizmów czy wdrażania nowych narzędzi od zera.

6. Wdrożenie gotowych scenariuszy obsługi incydentów lub ich dopasowanie do specyfiki firmy

Rozwiązanie oferuje szereg sprawdzonych, gotowych scenariuszy działania, które można zastosować natychmiast – lub z łatwością zmodyfikować pod kątem konkretnego zakładu produkcyjnego.

7. Kontrola i rozliczalność procesu dzięki elektronicznej ewidencji każdego etapu

Każda zmiana, przypisanie, dokument i decyzja są rejestrowane – co pozwala na pełną przejrzystość i możliwość natychmiastowej analizy w razie potrzeby (np. audytu czy dochodzenia przy incydencie).

8. Eliminacja papierowego obiegu dokumentów, wspierająca ekologiczną politykę firmy

Przejście na dokumentację cyfrową to nie tylko wygoda i szybkość działania, ale także realne wsparcie dla strategii zrównoważonego rozwoju i redukcji śladu środowiskowego.