Jak wdrożyć system kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy? Przewodnik krok po kroku

Wdrożenie systemu kontroli dostępu (KD) i / lub rejestracji czasu pracy (RCP) w organizacji może przynieść wymierne korzyści dla organizacji. Aby jednak projekt zakończył się sukcesem, konieczne jest przemyślane podejście, oparte na jasnych celach i dobrze zdefiniowanych wymaganiach. Poniżej przedstawiam praktyczny przewodnik, jak krok po kroku przeprowadzić skuteczne wdrożenie.

Zacznij od obecnej sytuacji: gdzie jesteśmy teraz?

Pierwszym krokiem jest dokładne zbadanie bieżącego stanu organizacji. Zidentyfikuj obszary wymagające poprawy oraz główne problemy, które chcesz rozwiązać. Mogą to być na przykład:

• Problemy związane z bezpieczeństwem: nieautoryzowane wejścia do stref zastrzeżonych, kradzieże, ulot danych osobowych lub poufnych, zalecenia dotyczące luk procesowych i systemowych po audytach bezpieczeństwa (wewnętrznych, zewnętrznych), dostosowanie organizacji do nowych przepisów i dyrektyw unijnych np. NIS 2.

• Problemy związane z zasobami ludzkimi: brak kontroli nad rzeczywiście przepracowanym czasem pracy, zbyt częste absencje, spóźnienia, problemy z naliczaniem wynagrodzeń, brak ewidencji i kontroli czasu pracowników agencji pracy tymczasowej.

• Problemy związane z zarządzaniem punktami strategicznymi w obsłudze ruchu towarów: korki na bramach wjazdowych, zatory w obsłudze dostaw i wizyt, niemożność zarządzania i koordynowania zdarzeń związanych z dostawami i kierowcami z różnych firm logistycznych (dostawa i odbiór np. surowców lub towarów).

A może Twoja organizacja potrzebuje czegoś zupełnie innego? Może ma inne problemy w tych obszarach?

Pamiętam klienta, któremu zależało na automatycznej kontroli wejścia na teren zakładu w oparciu o informacje o ważności szkoleń BHP pracowników. Albo klienta, który podczas analizy przedwdrożeniowej dopiero po rozmowach z kluczowymi osobami z działu kadr uświadomił sobie, ile pieniędzy traci przez brak kontroli rejestracji czasu pracy i przerw na tzw. „fajkę”.

Każda organizacja jest inna – określenie specyficznych potrzeb to klucz do dalszych działań.

Wizja przyszłości: jak powinno wyglądać twoje „po”?

Kiedy już wiesz, gdzie jesteś, zastanów się, gdzie chcesz dojść. W tym etapie bardzo ważne jest, aby rozmawiać z osobami, które będą korzystać z systemu. Kadry, IT, administracja, produkcja, logistyka, dział bezpieczeństwa – każda z tych grup ma inne potrzeby biznesowe. Warto je zrozumieć.

Dla mnie to zawsze kluczowy moment – szczególnie jeśli klient nie wie, jak przekuć swoje oczekiwania na konkretne cele. Tutaj pomagam im zdefiniować odpowiedzi na pytania:

Co chcemy osiągnąć?

Jakie koszty chcemy zredukować?

Jakie ryzyka chcemy wyeliminować?

Kto w twojej organizacji poprowadzi projekt? Kto będzie używał w codziennej pracy wdrożony system i zajmie się niezbędnymi zmianami w organizacji?

Każde wdrożenie to projekt zespołowy. Nie ma czegoś takiego jak „magiczne pstryknięcie”, które sprawi, że system zacznie działać sam z siebie.  Aby zaczął działać, Twoja organizacja też musi się zaangażować!

Na początku określić potrzeby, które muszą zostać zaspokojone, zidentyfikować problemy, które muszą zostać rozwiązane. Następnie przygotować własną infrastrukturę niezbędną do zainstalowania systemu. Wprowadzić formalne zmiany w postaci procedur i polityk związanych z nowymi zasadami rejestracji czasu pracy lub bezpieczeństwa w ruchu osób i pojazdów. Uczestniczyć w okresie testowym systemu i szkoleniach użytkowników, aby po uruchomieniu produkcyjnym nie dochodziło do błędów wynikających z niewłaściwego użytkowania oraz wątpliwości co do poprawności działania i obiegu informacji generowanych w systemie.

Wybór partnera wdrożeniowego: z kim chcesz pracować?

Znajdź firmę, która potrafi przekształcić wyzwania, potrzeby i specyficzne wymagania Twojej organizacji w konkretne funkcjonalności systemu. Postaw na partnera z doświadczeniem w identyfikacji problemów, które są dla Ciebie kluczowe, oraz umiejętnością przełożenia ich na skuteczne rozwiązania technologiczne. Kluczowe jest, aby taka firma dysponowała zespołem kompetentnych i doświadczonych analityków biznesowych.

Profesjonalnie przeprowadzona analiza potrzeb i wymagań powinna nie tylko wskazywać, jakie funkcjonalności są konieczne, ale również pomóc w uporządkowaniu procedur i polityk w obszarach zarządzania czasem pracy, kontroli dostępu do obiektów oraz bezpieczeństwa. Dzięki temu wdrożenie systemu stanie się fundamentem do usprawnienia kluczowych procesów organizacji.

Podczas analizy przedwdrożeniowej analityk „układa puzzle” – dopasowuje odpowiednie funkcjonalności, urządzenia, usługi i integracje, tworząc kompleksowy obraz Twojego systemu. W efekcie powstaje rozwiązanie, które w pełni odpowiada Twoim wymaganiom i celom biznesowym, stanowiąc idealne połączenie technologii z unikalnymi potrzebami Twojej organizacji.

Z doświadczenia wiem, że każdy projekt wdrożeniowy to swoista podróż – pełna wyzwań, ale i możliwości. Może wymagać zaangażowania i determinacji, ale gdy opiera się na przemyślanej strategii, efektywnej pracy zespołowej oraz współpracy z właściwymi partnerami, potrafi przynieść imponujące rezultaty. Jeśli rozważasz wdrożenie systemu KD lub RCP, kluczowym krokiem jest zadanie sobie właściwych pytań i solidne zaplanowanie całego procesu.

Dzięki odpowiedniemu podejściu, system KD czy RCP stanie się czymś więcej niż tylko technologicznym narzędziem – stanie się integralną częścią Twojej organizacji, zwiększając jej efektywność i poziom bezpieczeństwa.

Masz pytania? Potrzebujesz wsparcia? Jestem tutaj, aby pomóc. Chętnie podzielę się swoim doświadczeniem i wspólnie zaprojektujemy system, który nie tylko spełni Twoje oczekiwania, ale także stanie się fundamentem zmian na lepsze w Twojej organizacji.