SECORUN | PORTAL AWIZACJA

Portal Awizacja jest narzędziem, które w łatwy sposób adaptuje wszystkie istniejące procesy awizacyjne w organizacji. Ta wielofunkcyjna aplikacja dedykowana jest do przygotowania i obsługi zadań związanych z pobytem na terenie przedsiębiorstwa firm zewnętrznych, dostawców, kontrahentów, rezydentów oraz gości. Umożliwia współpracującym partnerom biznesowym zebranie i przesłanie niezbędnej dokumentacji jak certyfikaty, badania, zgody, zaświadczenia, etc., już przed wizytą w organizacji. Produkt zapewnia duży zakres różnorodnych funkcjonalności, np. obsługę procesu wnioskowania o przepustki stałe, związane z koniecznością realizacji podpisanego kontraktu. Jednocześnie archiwizuje dokumenty i wspiera ochronę danych osobowych kontrahentów i gości, zgodnie z zapisami obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych. Aplikacja posiada intuicyjny i responsywny interfejs użytkownika.

 

„Tak tworzyliśmy Portal Awizacja, aby porządkował wszystkie procesy związane z dostępem podmiotów zewnętrznych do przedsiębiorstwa.”

Krzysztof Białecki
IT Product Manager

 

 

„Naszym celem, jako autorów Portalu Awizacja, było maksymalne usprawnienie i ułatwienie obiegu wniosków w organizacji poprzez digitalizację tego procesu.”

Margarita Menjega-Schmidt
UX_UI Designer

 

 

Biznesowe korzyści Portalu Awizacja

60% oszczędności czasu na podjęcie decyzji o zezwoleniu na realizację zadania na terenie organizacji przez firmy zewnętrzne, gości, dostawców, w odniesieniu do analogicznej czynności opartej o papierowy obieg dokumentacji.

Obsługa spektrum zadań i zleceń realizowanych na terenie przedsiębiorstwa, związanych z wejściem/wjazdem na jego teren i obejmujących między innymi umowy realizacji projektów, dostawy towarów, wizyty serwisowe oraz gości.

80% mniejsza liczba błędów popełnianych podczas rejestracji i obsługi danych w systemie, spowodowanych m. in.: nieczytelnym dokumentem źródłowym, pomyłką ludzką, powieleniem błędu, pośpiechem lub brakiem dokładności.

Skuteczna interakcja między wszystkimi uczestnikami procesu, pozwalająca na optymalną obsługę przebiegu wizyty end-to-end (zlecający wizytę, decydent, zatwierdzający, zaproszeni/pracownicy, obsługa recepcji, portierni i bram).

Szybkie reagowanie na nieprawidłowości związane z przebiegiem wizyty bądź realizacją zadania przez firmy zewnętrzne i kontrahentów na terenie przedsiębiorstwa, w oparciu o bieżącą kontrolę obiegu informacji oraz dokumentów.

Wsparcie procesów RODO w zakresie przetwarzania, minimalizacji i ochrony danych osobowych. Zapewnienie bezpieczeństwa zebranych informacji przez ograniczenie dostępu do określonego zakresu danych tylko dla uprawnionych.

Cyfryzacja dokumentów z wielu źródeł w jednym miejscu. Świadectwa, dyplomy, certyfikaty szkoleń, umowy, zezwolenia na pracę, zaświadczenia dostępne z poziomu aplikacji na każdym etapie procesu tylko dla uprawnionych osób.

Łatwy dostęp do danych, rejestrów historycznych, dających możliwość szybkiej identyfikacji osób i zdarzeń oraz rozliczalności procesu (kto i kiedy: wprowadził dane, nadał uprawnienia lub je ograniczył, wydał pozwolenie, akceptował).

 

USE CASE 1

Firma wykonująca prace serwisowe na terenie dużego przedsiębiorstwa z branży spożywczej otrzymała zlecenie na wykonanie przeglądu urządzeń chłodniczych na jednej z linii produkcyjnej.

Pan Adam z firmy serwisującej otrzymał e-mail z zamówieniem na usługę oraz listą załączników do wydrukowania, wypełnienia i podpisania przez serwisantów.

Stracił kilka godzin na działania związane ze skoordynowaniem i odesłaniem wymaganej dokumentacji, nie mając pewności, że na portierni podczas wizyty, jego serwisanci będą mieli pozwolenie na wejście na teren obiektu.

Czy Pan Adam mógłby prowadzić te działania cyfrowo, będąc w biurze lub pracując zdalnie z dowolnego miejsca? Czy mógłby mieć pewność, że zostały zaakceptowane wizyty pracowników i wydane wszelkie stosowne pozwolenia?

 

 

USE CASE 2

Audyt wewnętrzny przedsiębiorstwa wykazał w procesie obsługi wizyt gości zdarzenia wysyłania pocztą elektroniczną danych osobowych, w tym numeru PESEL.

Interpretacja audytu była jednoznaczna – istnieje istotne ryzyko ulotu danych w wyniku dystrybuowania danych osobowych, łącznie z numerem PESEL podczas korzystania z poczty elektronicznej.

Na wniosek audytorów, nadawcy wiadomości zostali poproszeni  o szczegółowe przedstawienie etapów rejestracji i przetwarzania danych osobowych w procesie obsługi ruchu osób na obszarze przedsiębiorstwa.

Czy mamy pewność, że dane osobowe w systemie obsługującym ruch osób i podmiotów na terenie przedsiębiorstwa są przetwarzanie w jednym miejscu w sposób bezpieczny, zasadny i uporządkowany?

 

 

Elastyczność produktu, elastyczność wdrożenia

Portal Awizacja pozwala na zdefiniowanie dowolnych wniosków, dotyczących pobytu firm zewnętrznych na terenie organizacji. Ich rodzaje i treści projektowane są na etapie analizy przedwdrożeniowej i stricte dopasowane do specyfiki funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz procesów zachodzących w jego obszarze. Następnie wnioski są implementowane w aplikacji. Każdy z nich jest przekazywany do Administratora, który za pomocą konfiguratora wniosków precyzyjnie je definiuje, wskazując użytkowników, mających uczestniczyć w poszczególnych etapach decyzyjnych oraz nadając im odpowiednie uprawnienia. Administrator ma ponadto możliwość zdefiniowania, z jakiej liczby etapów decyzyjnych składa się każdy wniosek, ile czasu mogą trwać jego etapy oraz jakie dodatkowe funkcje ma posiadać.

Poprzez sprawną automatyzację, system maksymalnie upraszcza żmudny proces weryfikacji osób przed dostępem do przedsiębiorstwa, w efekcie czego niweluje ryzyko popełniania błędów i działań „na skróty”. W ocenie użytkowników, Portal Awizacja znacząco oszczędza ich czas i eliminuje frustrację przy przygotowywaniu formalności dostępowych. Z punktu widzenia bezpieczeństwa organizacji czy wymogów formalnych, dotyczących przebywania na terenie przedsiębiorstwa, system minimalizuje ryzyka dostępu osób bez właściwych uprawnień. Natomiast z punktu widzenia RODO gwarantuje właściwą ochronę i przepływ danych osobowych. Systematyzuje przekazywanie informacji zewnętrznym kontrahentom i minimalizuje ryzyko straty czasu w oczekiwaniu na dostęp.

 

 

 

„Nasz Portal Awizacja gwarantuje optymalizację procesu obsługi kontrahentów, firm transportowych oraz dostaw towarowych. Dzięki wdrożeniu tego rozwiązania, użytkownik zyskuje przede wszystkim poczucie, że rozproszone procesy obsługi wizyt są pod kontrolą, w jednej aplikacji.”

 

Alicja Lipka-Kozieł
Specjalista ds. sprzedaży

 

 

 

 

Kluczowe funkcjonalności Portalu Awizacja

Automatyzacja wniosków czyli udostępnianie formularza pod wskazany adres e-mail, do uzupełnienia przez osoby trzecie: dostawców, kontrahentów, gości, którzy nie są użytkownikami aplikacji, a planują przybyć do przedsiębiorstwa.

Szeroki zakres typów wniosków. Możliwość złożenia dopasowanego do realizowanego zadania typu wniosku do decyzji akceptacji, w oparciu o którą aplikacja zrealizuje automatycznie wcześniej określone, zdefiniowane etapy.

Konfigurator wniosków, który pozwala na precyzyjne zdefiniowanie etapów decyzyjnych, określenie decydentów i czasu na podjęcie decyzji, zakresu uprawnień do funkcji dodatkowych np. edycji treści wniosku w celu korekty błędu.

Praca w trybie kiosku, dzięki której aplikacja może być użytkowana w pełnym zakresie na ogólnodostępnym urządzeniu, postawionym w dowolnym miejscu na terenie przedsiębiorstwa, przeważnie w obszarze recepcji lub portierni.

System powiadomień e-mail oparty na kilkudziesięciu szablonach wiadomości np. powiadomienie o zmianie statusu wniosku, dodaniu komentarza, zmianie danych i innych istotnych informacjach w przebiegu procesu awizacji.

Moduł komentarzy, który pozwala na prowadzenie łatwej komunikacji aktualnego decydenta z autorem wniosku. Co istotne, wszyscy decydenci, biorący udział w procesie awizacyjnym, mają bieżący wgląd we wszystkie komentarze.

Historia wniosku, dająca pełen wgląd w przebieg poszczególnych etapów zadania. Możliwość przeglądania zapisów historycznych, obejmujących wszystkie informacje od momentu utworzenia wniosku do ostatniego kroku decyzji.

Zarządzanie użytkownikami w ramach panelu administracyjnego, pozwalające na ich zapraszanie, dodawanie nowych autorów, decydentów, ograniczanie dostępu oraz definiowanie ról i tworzenie zestawów uprawnień w systemie.

Integracja z systemami zewnętrznymi

Mając na uwadze, że obecnie w organizacjach równolegle funkcjonuje duża liczba systemów informatycznych, obsługujących różne obszary biznesowe, Portal Awizacja posiada narzędzia umożliwiające integrację z dowolną aplikacją funkcjonującą w przedsiębiorstwie. W szczególności możliwa jest integracja z systemami bezpieczeństwa fizycznego, kontroli ruchu pojazdów, platformami e-learningowymi (np. BHP), systemami kontraktacji umów, audytowymi, systemami logistycznymi oraz magazynowymi.

W standardowym interfejsie wymiany danych zostały zastosowane brokery wiadomości, np. RabbitMQ. Każda integracja Portalu Awizacja z systemami zewnętrznymi przebiega indywidualnie (optymalizując proces dostosowania systemów).

 

Aktualnie Portal Awizacja jest w pełni zintegrowany z innymi produktami pakietu Secorun: